Подготовка к выставке для компании является важным этапом, требует разработки методики и точного выполнения каждого её пункта.

üФормирование стратегической цели выставки. Цель определяется на основе представления о роли компании, спроса потребителей, конкурентов и общей ситуации на рынке. Существует две основные цели: имиджевая и продающая. Если компания ориентируется на продажи, необходимо понимать, что выставка принесет новые контакты. Считается, что успех продаж и деятельность выставки, как инструмента маркетинга начинается до того, как представители компании встретят посетителей в выставочном зале.

Таким образом, для правильного формирования цели участия в выставке необходимо понять для чего конкретно вашей компании это участие. А также, какие задачи вы хотите решить.

üПлан подготовки. План необходимо составлять с учетом бюджета компании. Важно успеть учесть все детали, например количество визиток, прайс-листов и другого раздаточного материала. Его должно быть несколько больше, чем количество посетителей. Кроме этого, необходимо составить перечень всех необходимых предметов, а также всех действий, которые следует осуществить в процессе выставки. Их необходимо распределить в зависимости от важности для реализации, времени и стоимости. Важно помнить, что цели участия в выставке имеют два параметра: временной и финансовый.

üОпределение программы мероприятий. Необходимо учесть следующие действия:

§подача заявки на участие;

§выбор павильона и стенда;

§дизайн стенда, так как это первое, что видят посетители на выставке;

§важно не забывать о фирменном стиле и запоминающемся названии, а также удобстве посещения стенда.

Обычно стенды производят из дорогостоящих материалов с интересным освещением и небольшим количеством декораций. В качестве макета используют достаточно большие изделия и визуализации, которые привлекают потенциальных клиентов.

üРекламная кампания перед выставкой. Важно определить группу посетителей, которая наиболее предпочтительна для вашей компании. Например, для оптовых покупателей можно осуществить почтовую рассылку для минимизации затрат на рекламу, а для массовых покупателей можно провести мероприятия для привлечения их к стенду в процессе выставке. Для рекламной рассылки важно учитывать адресную базу, интересный текст, пригласительные с написанием расположения стенда, а также же информацию о выставке на сайте и других интернет-порталах, и в печатных изданиях.

üПрограмма выставки. Например, мастер-классы, презентации, конкурсы, конференции, семинары и многое другое.